Hur kan ditt företag börja återanvända innehåll på bästa sätt?
Varför återanvända innehåll?
Återanvändning av innehåll ger en bättre förståelse för kostnader och ledtider för nya projekt och kan tillexempel användas för att mäta förmågan att skala innehållsproduktion och distribution. Dessutom frigörs tid som skribenter tidigare lagt på lågt värderade, repetiva uppgifter.
Återanvändning av innehåll kan tillexempel användas för att mäta ett företags förmåga att skala innehållsproduktion och distribution. Effektiv återanvändning frigör dessutom skribenter från repetitiva uppgifter med lågt värde, och ökar deras effektivitet. Att vara medveten av värdet med återanvändning av innehåll ger en bättre förståelse för kostnader och ledtider för nya projekt. Definitionen av återanvändning av innehåll är att kunna skriva något en gång, på ett ställe, och sedan kunna publicera det till flera kanaler samtidigt. Ett bra första steg är att undersöka hur mycket innehåll din organisation har som är identiskt eller tillräckligt lika för att det ska kunna återanvändas flera gånger i olika leveranser.
Hur återanvändning revolutionerar utvecklingen av ditt innehåll
Återanvändning är en tidssparare som effektiviserar utvecklingen av ert innehåll. Det svåra är att ta reda på hur man drar nytta av återanvändning när det ska introduceras första gången. Många organisationer tenderar att gå för snabbt framåt och sakna riktning för att genomföra återanvändning på ett effektivt sätt. Detta kan orsaka stora problem, vi rekomenderar att ha en färdig plan innan arbetet påbörjas. De uppenbara anledningarna till att återanvända innehåll beror ofta på ett par enkla affärsmål:
- Återanvändning sparar tid
- Återanvändning sparar pengar
Med AFRY Zert CLM skapas en enkel väg in i strukturerad återanvändning av innehållet och fördelarna med återanvändning märks direkt.
Var ska jag börja?
Identifiera uppenbara problem som snabbt ger effekt. Det finns ett par återkommande problem som skribenter ställs inför när de inte återanvänder innehåll. Ett av dem är när en text som förekommer på flera ställen ska ändras. Om jag skulle missa att ändra texten i en publikation och fortsätter kopiera och klistra in den text som nu är felaktig växer problemet.
Det är här AFRY Zert CLM kommer nytta. Med single sourcing i AFRY Zert CLM kommer en fras alltid ha samma källa oavsett vart den används, och om frasen skulle behöva ändras går det enkelt att se historiken av både frasen och dess översättningar med versionshanteringen.
Förändring kostar energi - delaktighet och delmål viktigt för uthålligheten
Att lösa de mest uppenbara problemen som leder till snabba förbättringar bevisar värdet av återanvändning. Som i all förändringsledning underlättar det med ett övertygande första steg för att skapa motivation och momentum till genomförandet. För att lyckas med vidmakthållande krävs engagemang och möjlighet till påverka. Eftersom skribenter dagligen är inblandade i innehållsutveckling har de vanligtvis en bra uppfattning om var de utför olika aktiviteter. Vilka delar av innehållet kopierar och klistrar de in mest och var görs det oftast ändringar? Börja med att samla teamet och identifiera några av dessa fall.
Det är omöjligt att implementera återanvändning i ett helt företag på en dag. Se till att inte börja med för mycket på en gång. Våga begränsa! En föränding är bättre än ingen. Ett annat sätt att sänka tröskeln är att tidsbegränsa förändringen med en test period. Det ger också ett naturligt tillfälle för den viktiga utvärderingen. När återanvändning börjar ge effekt frigörs tid som tidigare gick åt till repetetivt arbete och skribenterna får mer tid till kreativt skapande och producerar mer värdefull information.
AFRY Zert CLM – en webbtjänst med inbyggd återanvändning av innehåll på alla nivåer
Vi vet vilka utmaningar skribenter och dess chefer står inför och har under lång tid utvecklat AFRY Zert CLM för att på bästa sätt kunna möta upp behoven, vilket lett till att vi har färdiga lösningar på många av dessa utmaningar. Om ditt företag har flerspråkigt innehåll är det en stor fördel att jobba med återanvändning, då även översättningar kan återanvändas istället för att översättas gång på gång.
Med AFRY Zert CLM kan du spara in översättningskostnader med upp till 70%.
Det där lilla extra
Med webbtjänsten AFRY Zert CLM har vi även tagit återanvändning ett steg längre, det är inte bara fraser som kan återanvändas utan även hela kapitel, ämnen och tabeller samt andra byggstenar som utgör en publikation. Detta är möjligt tack vare att AFRY Zert CLM är uppbyggt av komponenter, vilket även ger andra fördelar, läs mer om CMS, CCMS och CLM
Zert CLM är AFRYs webbaserade system för att producera teknisk information och innehåller allt du behöver för att skapa, samla, underhålla och publicera flerspråkig teknisk dokumentation och eftermarknadsmaterial. Programmet är kraftfullt, användarvänligt och lätt att anpassa efter dina behov.
AFRY Zert CLM
